Was ist Getting Things Done?

GTD ist eine Technik zum Zeitmanagement und zur Produktivitätssteigerung erfunden von David Allen. im Netz gibt es jede Menge Artikel zum Thema Getting Things Done (GTD), weshalb ich nur eine ganz kurze Einleitung geben möchte. In diesem Artikel (und den folgenden) soll es um meine Suche nach einem geeigneten Tool sowie die Recherche zum Thema gehen.

Der Grundidee von Getting Things Done ist es alle Gedanken, Ideen und Aufgaben in ein Tool zu speichern egal auf welchem Weg sie zu uns gelangen – E-Mail, Telefon, Briefpost oder einfach in unserem eigenen Kopf herumschwirren. Der Sinn dahinter ist es produktiver einzelne Aufgaben anzugehen, wenn man nicht im Hinterkopf schon an die nächsten Aufgaben denken muss, um diese nicht zu vergessen. Diese Idee klingt zunächst sehr einfach und nicht besonders neu, sie ist jedoch in ihrer Wirkungsweise erstaunlich.

Ein einfaches Beispiel aus meinem Alttag:

Ich sitze im Büro und bearbeite einen change request als mich ein Kollege/Kollegin darum bittet ihr bei der Lösung eines Javascript Problems zu helfen sobald ich dafür Zeit habe. Ich werde mich später ihrem Problem widmen und bearbeite meine aktuelle Aufgabe weiter. Im Hinterkopf habe ich jedoch schon die nächste Aufgabe und denke darüber nach wie und wann ich das Problem meiner Kollegin anschaue und dass ich das auf keinen Fall vergessen darf. Ich bin nicht mit meiner vollen Aufmerksamkeit bei meiner aktuellen Tätigkeit, wodurch ich mehr Fehler mache und länger brauche.

Genau diesem Problem widmet sich GTD in seinem Kern.

In diesem Beispiel ging es ausschließlich um berufliche Aufgaben. Der wichtigsten Ansatzpunkte von GTD ist aus meiner Sicht jedoch die ganzheitliche Betrachtung aller Lebensbereiche und Eingangsquellen. Nicht nur berufliche Aufgaben werden in einem Tool verwaltet, sondern auch private und persönliche Dinge sollen berücksichtigt werden.

Durch diesen Aspekt wird es möglich eine komplettes Zeitmanagement durchzuführen ohne dabei einzelne Lebensbereiche zu vernachlässigen, denn zwischen allen Bereichen des Lebens bestehen Abhängigkeiten.

 Grundkonzepte von GTD

Die Grundkonzepte von GTD kurz zusammengefasst:

• Alle Aufgaben werden in einem Tool verwaltet – ob privat oder beruflich
• Eine Inbox für alle Eingangsquellen – Email, Telefon, Gedanken und Ideen
• Alle Aufgaben werden im ersten Schritt einfach gespeichert und später erst genauer qualifiziert – der sogenannte Brain-Dump.
• Zur Qualifizierung von Aufgaben werden Kontexte und Projekte verwendet:
  • Kontexte bilden bestimmte örtliche, zeitliche oder sonstige Voraussetzung zur Erledigung einer Aufgabe ab, z.B. @Zuhause, @Büro …
  • Projekte sind zusammenhängende Sammlungen von Aufgaben, die alle samt zur Erreichung eines bestimmten Ziels erforderlich sind
• Alle Aufgaben, Ideen, Gedanken usw. werden als Aktionen bezeichnet und in Aktionslisten zusammengefasst
• In einem regelmäßigen Review-Prozess werden die Aktionslisten überprüft und ann als erledigt markiert, priorisiert oder gelöscht.
• Alle Aufgaben die in maximal 2 Minuten erledigt werden können, werden direkt erledigt ohne lange darüber nachzudenken.

Anforderungen an ein GTD-Tool

Meine Anforderungen an mein GTD-Tool im Überblick:

Erfassung von Aufgaben über verschiedene Endgeräte

Ich möchte meine Aufgaben überall einsehen und verwalten können. Das Tool muss daher auf meinem MacBook, meinem iPad und meinem Android-Smartphone verfügbar sein.

Speicherung und Synchronisation

Die Einträge sollten zwischen den verschiedenen Plattformen synchronisiert werden können. Dabei sollte die Art der Synchronisation durch den Benutzer auswählbar. Die Daten sollten an einem Ort gespeichert werden über den ich die Kontrolle habe: WebDAV, Dropbox, Exchange, Owncloud …

Sicherheit

Um auch sensible Inhalten bedenkenlos verwalten zu können, sollte das Tool eine sicheren Datenaustausch gewährleisten und die Daten verschlüsselt und Passwort geschützt speichern.

Kontexte und Projekte

Das Tool sollte das Konzept der Kontexte und Projekte bestmöglich unterstützen. Im einfachsten Fall ist dies bereits über die Vergabe von mehreren Tags oder Kategorien pro Aufgabe abzubilden.

Zeitliche Qualifikation

Das Tool sollte darüber hinaus die Möglichkeit bieten Aufgaben über Fälligkeiten und Prioritäten zu qualifizieren.

Einfache Bedienung

Eine einfache Bedienbarkeit ohne verschachtelte Menüs und wochenlange Einarbeitungszeit ist wünschenswert, da allein die Umsetzung des GTD-Prinzips im Vordergrund stehen sollte.

Anbindung verschiedener Eingangskörbe

Aufgaben aus E-Mails, Links im Browser, Dokumente und Termine sollten sich durch Plugins einfach in Aufgaben umwandeln lassen, um möglichst einfach alle neuen Aktionen in dem Tool zusammenzubringen.

Nächste Artikel

In weiteren Artikeln werde ich in den folgenden Woche einen Überblick über die betrachteten Tools zusammenstellen und schlussendlich meine eigene GTD-Umsetzung beschreiben.

Links zum Thema Getting Things Done

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